Organisaties zijn continu in beweging en soms past een kantooromgeving niet meer bij de behoefte van de organisatie. Dan is het tijd om te gaan verhuizen. Maar waar begin je? Een bedrijfsverhuizing is erg complex en er komt veel bij kijken. Om je een beetje op weg te helpen hebben we een draaiboek over bedrijfsverhuizingen gemaakt. Zo ben je in ieder geval goed voorbereid. Lees verder om erachter te komen waar je allemaal op moet letten bij een bedrijfsverhuizing.

Tip: Het is goed om eerst te beslissen of je de verhuizing zelf gaat regelen of dat je dit gaat uitbesteden. Het uitbesteden van de verhuizing kan je een hoop stress en tijd besparen. We hebben veel ervaring op het gebied van zoeken en vinden van de juiste ruimte en willen je graag advies geven. Wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op.

Het draaiboek bestaat uit 4 onderdelen:

• Het kiezen van een geschikte kantoorruimte
• Het inrichten van de nieuwe kantoorruimte
• Waar je op moet letten tijdens de verhuizing
• Welke juridische aspecten je rekening mee moet houden

HET KIEZEN VAN EEN GESCHIKTE KANTOORRUIMTE

Je bent op zoek naar een nieuwe kantoorruimte. Er zijn veel verschillende punten waar je op moet letten. Denk bijvoorbeeld aan de duur van het contract, of de juiste faciliteiten aanwezig zijn en/of de ruimte goed bereikbaar is. Schrijf voor jezelf eerst een aantal punten op waarvan jij graag wilt dat de nieuwe kantoorruimte over beschikt. Een aantal voorbeelden waar je op kan letten zijn:

• Stel een projectcoördinator aan voor de bedrijfsverhuizing.
• Locatie: is het nieuwe pand goed te bereiken en ook groot genoeg voor het bedrijf?
• Inventarisatie: Welke faciliteiten biedt de nieuwe locatie denk hierbij aan: elektra, airco, zonwering, beveiliging, brandveiligheid en sanitaire voorzieningen.
• Financiële aspecten: Wat wordt de nieuwe huur en betaal je deze per maand, kwartaal of per jaar? Houdt ook rekening met de bijkomende kosten zoals servicekosten.

HET INRICHTEN VAN DE NIEUWE KANTOORRUIMTE

Het inrichten van een kantoorruimte is meer dan alleen meubels plaatsen. Wil je bijvoorbeeld dat het nieuwe kantoor een bepaalde uitstraling en stijl krijgt die past bij jouw organisatie? In ons blog zeven stijlen helpen je op weg krijg je meer inspiratie over de verschillende stijlen die er zijn.

Bedenk ook welke faciliteiten op dit moment op het kantoor aanwezig zijn en wat je straks nodig denkt te hebben. Moet het kantoor opnieuw ingericht worden of neem je de huidige meubels mee naar het nieuwe pand?

• Heb je nieuwe spullen nodig? Zoals bureau’s, kasten, opslagruimte, printers, telefoons, monitors etc. Je kan de meubels ook restaureren door ze opnieuw te bekleden.
• Je kan kiezen om de bestaande vloer te behouden, maar kijk goed of deze nog goed is of vervangen kan worden.
• Goed licht is belangrijk om goed te kunnen werken. Komt er genoeg daglicht binnen?
• Raambekleding is naast het weren van de zon ook belangrijk voor de akoestiek. Moet deze worden vervangen of kun je het bestaande aanhouden? Belangrijk is dat de uitstraling ook moet passen bij jouw organisatie en de stijl die je wilt gebruiken. Lamellen zijn praktisch, maar echt uit de tijd. Onze interieur designers helpen je graag met het maken van de beste keuzen.
• Ga elektra en bekabeling na. In deze tijd is het digitaal en online werken standaard. Dus zorg voor een goede netwerkverbinding en laat alle bekabeling en elektra goed nakijken.
• Binnen een kantoorruimte zijn er verschillende ruimtes nodig. Denk bijvoorbeeld aan een vergaderruimte, een stiltewerkplek of een brainstorm room. Is daar wel plek voor?
• Is er ruimte voor een ontmoetingsplek zoals een kantine of een koffiepunt? In de huidige tijd is het belangrijk dat er in het kantoor een centraal punt is waar mensen elkaar kunnen ontmoeten.
• Klanten die op bezoek komen willen graag op een nette manier worden ontvangen. Is er een goede intercom aanwezig en een ontvangstbalie waar men zich kan aanmelden. Is deze verzorgt en straalt een wow-factor uit?

Meer tips voor je zoektocht naar een nieuw kantoor lees je op vijf tips voor een zoektocht naar een nieuw kantoor.

WAAR MOET JE OP LETTEN TIJDENS DE VERHUIZING

Bij de verhuizing komt veel planning en organiseren kijken. Daarom is het belangrijk om een projectcoördinator aan te wijzen die het verloop, planning en budget bijhoudt.

• Beëindig op tijd je huurovereenkomst, zo voorkom je dat je huur moet betalen als je al weg bent.
• Afspraken maken met een verhuisbedrijf
• Draaiboek laten maken
• Wat gaat er allemaal mee?
• Wanneer inpakken?
• Verhuis je alles in een keer of gebeurd dit per afdeling?
• Wie helpt mee?
• Verhuisinstructies voor het personeel
• Informeer de buren van het nieuwe pand en het oude pand over de verhuizing, zo voorkom je dat zij hinder ervaren van jouw verhuizing.
• Is er lunch aanwezig tijdens de verhuizing
• Contactpersonen lijst maken (voor als er iets mis gaat)
• Verhuisdozen coderen
• Kijken of er schade is na de verhuizing
• Verhuisdozen inzamelen en afgeven bij het verhuisbedrijf
• Nieuwe lijst doorgeven telefoonnummers (nieuwe pand)
• Evaluatie verhuizing

WELKE JURIDISCHE ASPECTEN MOET JE REKENING MEE HOUDEN

Bij het huren van een nieuwe ruimte zit je altijd met een huurcontract. Het is uiteraard belangrijk deze goed door te lezen om te zien of alle voorwaarden hier goed in gecommuniceerd zijn, maar het is ook belangrijk om al je vergunningen (als je die hebt) opnieuw aan te vragen aangezien deze op de oude locatie staan. Wanneer de verhuizing is afgerond is het belangrijk dat je dit doorgeeft aan de KvK (Kamer van koophandel), gemeente, belastingdienst, bank en, niet geheel onbelangrijk al je klanten en leveranciers.
Het is ook mogelijk om je verhuizing te verzekeren. Hiermee verzeker je jezelf tegen eventuele schade die je oploopt tijdens de verhuizing.

DRAAIBOEK VOOR JOUW ZAKELIJKE VERHUIZING

Overweeg jij een verhuizing met jouw bedrijf? Neem dan vrijblijvend contact op met iL Office om te bespreken wat wij voor jou kunnen betekenen bij jouw verhuizing.